كيف تجهّز بياناتك لترحيل أودو

أغلب عمليات الترحيل المتعثرة لا تفشل بسبب البرنامج، بل بسبب البيانات، والمشكلة تكون قائمة فيها من قبل أن يبدأ أحد العمل على النظام الجديد.

والخبر الجيد أن تجهيز البيانات يمكن البدء به قبل أن يبدأ شريك التنفيذ عمله، وكل ما تتقنه منه يختصر ما يليه.

قرر ما الذي ينتقل فعلًا

والفكرة الخاطئة الأكثر انتشارًا أن الترحيل يعني نقل كل ما لديك إلى النظام الجديد.

وليس هذا هو المطلوب، ولا توصي به أي شركة كبرى في هذا المجال. فتوثيق نت سويت نفسه ينصح بعدم تحميل سجل المعاملات كاملًا. ونهج ساب يقوم على نقل الأرصدة والبنود المفتوحة بدل المستندات القديمة. أما مسار إعادة التنفيذ لدى مايكروسوفت فيُوصف بأنه ينقل البيانات الرئيسية والأرصدة الافتتاحية والإعدادات فقط.

الذي ينتقل:

• البيانات الرئيسية: العملاء والموردون والمنتجات ودليل الحسابات والموظفون
• الأرصدة الافتتاحية: ميزان المراجعة عند تاريخ التحول
• البنود المفتوحة: الفواتير غير المسددة، وفواتير الموردين المستحقة، وأوامر الشراء والبيع المفتوحة، والمخزون المتاح

والذي لا ينتقل عادةً: المعاملات القديمة المقفلة. تبقى في النظام القديم أو في نسخة مُصدّرة، بوصفها أرشيفك.

وهذا مهم في السعودية تحديدًا، لأن التزامك بالاحتفاظ بالسجلات لا يسقط بتغيير البرنامج. وسنفصّل ذلك أدناه.

ابدأ بتنقية البيانات الرئيسية، ودع الأقسام المالكة لها تتولاها

تنقية البيانات الرئيسية هي موضع العمل الحقيقي، ومن المهم أن يكون واضحًا من الذي يتولاه.

ومن ينبغي أن يتولى تنقية هذه السجلات ليسوا في تقنية المعلومات، بل الأقسام التي تملكها. فالمبيعات تعرف أي العملاء لم يعد قائمًا. والمشتريات تعرف أي الموردين مكرر. والمستودع وحده يستطيع القول إن رمزَي منتج يشيران إلى الصنف نفسه.

التكرار من أكثر المشكلات شيوعًا. وهو نوعان: الظاهر، حين يتكرر العميل نفسه ثلاث مرات باختلاف الكتابة. والأخفى، حين يصف سجلّا منتج الصنف المادي نفسه برمزين من حقبتين مختلفتين.

السجلات القديمة غير المستخدمة هي المشكلة الثانية. عملاء توقفوا عن الشراء منذ سنوات، وموردون انتهى التعامل معهم، ومنتجات لم تعد تُباع. ونقلها يعني أن تدفع تكلفة الاحتفاظ بها دائمًا، وأن تزدحم بها نتائج كل بحث يجريه فريقك.

المشكلة الثالثة هي البيانات الناقصة أو غير المنظمة. خانات وصف تُركت فارغة، وأسماء تُكتب كل مرة بطريقة، ووحدات قياس يُعبَّر عنها بثلاث صيغ مختلفة.

ويوفّر أودو تطبيقًا لتنقية البيانات يزيل السجلات المكررة ويوحّد التنسيق. إلا أنه ينفّذ الدمج الذي تحدده أنت فقط، فأنت وفريقك من يقرر ما الذي يُدمج وما الذي يبقى.

ونصيحة عملية توفّر عليك عناءً كبيرًا: احتفظ بمعرّف كل سجل من النظام القديم، وحمّله في أودو بوصفه المعرّف الخارجي. بذلك تُحدِّث عمليات إعادة الاستيراد السجلات الموجودة بدلًا من تكرارها، وتُعاد العلاقات بين السجلات بشكل صحيح. ومن الضروري أن تعرف أن عمليات الاستيراد في أودو دائمة ولا يمكن التراجع عنها، وهذا سبب آخر للتأكد من صحة المعرّفات قبل تحميل أي شيء.

ثبّت دليل الحسابات قبل أن تلمس الأرصدة

هذه الخطوة أكثر ما يسبب تأخر الجدول الزمني، والسبب تنظيمي لا تقني.

والترحيل لحظة طبيعية لتوحيد دليل حسابات نما دون تخطيط. لكن ذلك يتطلب أن يتفق من تعودوا لسنوات على رموزهم الخاصة على رموز موحدة، والوصول إلى هذا الاتفاق يأخذ دائمًا وقتًا أطول من المتوقع.

افعلها رغم ذلك، وافعلها قبل تحميل الأرصدة. ففي أودو يتحكم نوع الحساب في إقفال السنة المالية وفي إنشاء القيود الافتتاحية، لذلك يجب حسم الربط بين الحسابات القديمة والجديدة قبل استيراد أي رصيد. وإعادة النظر فيه بعد ذلك تعني إعادة التحميل من البداية.

اضبط الأرصدة الافتتاحية

المنهج متسق عبر جميع الأنظمة الكبرى.

اختر تاريخ تحول يوافق نهاية فترة محاسبية. فالتحول في منتصف الفترة يخلق عمل مطابقة لا فائدة منه.

استخرج ميزان المراجعة من النظام القديم بصيغة المدين والدائن في ذلك التاريخ. فهو مرجعك لعملية التحميل.

قيّد حسابات الميزانية العمومية مقابل حساب حقوق ملكية للرصيد الافتتاحي، ويصبح رصيده صفرًا عندما يكتمل إدخال كل شيء.

حمّل البنود المفتوحة على مستوى المستند لا كرصيد صافٍ. كل فاتورة عميل غير مسددة وكل فاتورة مورد مستحقة تُدخل منفردة، بمرجعها وتاريخ استحقاقها. فإن حمّلت رقم ذمم صافيًا واحدًا فقدت القدرة على متابعة فاتورة بعينها أو تحليل أعمار الديون، وهو معظم الغرض.

سوِّ ما تستطيع قبل الترحيل. سدد البنود المفتوحة، وصفِّ الشيكات المعلّقة، وعالج البنود الضريبية المفتوحة في النظام القديم. فكل بند تسويه مسبقًا هو بند لا تحتاج إلى ترحيله ومطابقته وتبريره.

وتفصيل يقع فيه كثيرون: يجب إعداد تقييم المخزون قبل تحميل الكميات، لأن النظام يقيّم قيد المخزون بالاعتماد على بيانات التكلفة الموجودة في سجل المنتج. ولأن التقييم يظل يتغير حتى تاريخ التحول، يكون المخزون عادةً من آخر ما يُرحَّل لا من أوله.

ما الذي يتطلبه حفظ السجلات في السعودية

هنا قد يخلق الترحيل مشكلة التزام إذا لم يتحقق منها أحد، وهنا أيضًا يكثر الخطأ في الإرشادات المنشورة.

بحسب المادة 66 من اللائحة التنفيذية لضريبة القيمة المضافة، تُحفظ الفواتير والدفاتر والسجلات والمستندات المحاسبية مدة لا تقل عن ست سنوات من نهاية الفترة الضريبية التي تتعلق بها.

أما الأصول الرأسمالية فحالة مختلفة، وهذا هو الجزء الذي يُنقل عنه كثيرًا بشكل خاطئ. فالمدة المطلوبة هي فترة التعديل بموجب المادة 52 مضافًا إليها خمس سنوات، وتُحسب من تاريخ اقتناء الأصل وليس من نهاية الفترة الضريبية. وتحدد المادة 52 فترة التعديل بست سنوات للأصول الرأسمالية المنقولة، وعشر سنوات للأصول غير المنقولة المتصلة اتصالًا دائمًا بالأرض أو العقار.

فتكون مدد الحفظ فعليًا:

ستجد عبارة "11 سنة لسجلات العقارات" مكررة في عدد من مواقع المحاسبة، وهذا غير صحيح بحسب النص الأصلي: فالـ 11 سنة هي مدة الأصول المنقولة، أما الأصول غير المنقولة فتخضع لفترة تعديل مدتها عشر سنوات، فتصبح المدة خمس عشرة سنة.

وهناك شرطان إضافيان يحكمان طريقة الأرشفة:

تُحفظ السجلات باللغة العربية، كما يجب إصدار الفواتير الضريبية بالعربية إضافة إلى أي لغة أخرى.

تُحفظ السجلات داخل المملكة، ورقيًا أو إلكترونيًا، بحيث يمكن الوصول إليها من نقطة داخل المملكة. وللهيئة مراجعة الأنظمة والبرامج المستخدمة.

والنتيجة العملية للترحيل بسيطة: إن لم تنقل السجل القديم إلى النظام الجديد، فما زال عليك الاحتفاظ به بالعربية، وبحيث يمكن الوصول إليه من داخل المملكة، وللمدد أعلاه. وإطفاء النظام القديم يوم التشغيل الفعلي دون خطة أرشفة هو الموضع الذي يقع فيه الخلل.

تسلسل واقعي

1. حدد تاريخ التحول بحيث يوافق نهاية فترة محاسبية
2. استخرج البيانات الرئيسية وسلّم كل قائمة للقسم الذي يملكها
3. أزل التكرار وأوقف السجلات القديمة غير المستخدمة، داخل الأقسام المعنية لا في تقنية المعلومات
4. اتفق على دليل الحسابات واحصل على اعتماده رسميًا
5. سوِّ ما تستطيع في النظام القديم: البنود المفتوحة والشيكات المعلقة والبنود الضريبية
6. حمّل البيانات الرئيسية مع الحفاظ على المعرّفات الخارجية
7. حمّل الأرصدة الافتتاحية من ميزان المراجعة عند التحول
8. حمّل البنود المفتوحة منفردة على مستوى المستند
9. حمّل المخزون متأخرًا، بعد استقرار التقييم
10. طابق قبل التشغيل: أعداد السجلات وأرصدة العملاء والمخزون والطلبات المفتوحة، باعتماد فريقك
11. خطط للأرشيف لكل ما لم تُرحّله، وفق المادة 66

الخطوات من 2 إلى 5 مسؤوليتك، وهي التي تحدد كيف يسير الباقي. الشريك يستطيع تنفيذ عمليات التحميل. لكن فريقك وحده يستطيع أن يقرر أي سجلَّي عميل هو الصحيح.