مكان واحد للعقود وفواتير الموردين وملفات الموظفين، كل ملف مرتبط بسجل أودو الذي يخصه، مع قواعد وصول لكل مساحة عمل.
فرق المالية والموارد البشرية في السعودية تحفظ فواتير الموردين كصور واتساب، وملفات الموظفين في مجلدات جوجل درايف، وشهادات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك في مجلد تنزيلات أحد الموظفين، حتى يكشف تدقيق من المؤسسة العامة للتأمينات الاجتماعية (GOSI) أو انتهاء إقامة فائت هشاشة هذا الوضع. تطبيق أودو للمستندات يخزن الملفات ويوسمها في مساحات عمل، ويرفقها بالطلب أو الفاتورة أو الموظف الذي تخصه في تطبيق المحاسبة وتطبيق الموظفين، ويحول الفواتير الممسوحة إلى مسودات فواتير موردين، ويجمع الملفات من العملاء والموردين عبر روابط طلب.
أسماء الملفات والوسوم والبحث تعمل بالعربية والإنجليزية، فيُعثر على العقد ثنائي اللغة بأي لغة يكتبها المستخدم. مستندات الموظفين مثل الإقامات وعقود قوى وجوازات السفر والشهادات الصحية تبقى على سجل الموظف مع متابعة الانتهاء، ومستندات المالية تُحفظ للمدة التي تشترطها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك. وقواعد الاحتفاظ والوصول لكل مساحة عمل تدعم التزامات نظام حماية البيانات الشخصية في تحديد الغرض وتقييد الوصول، ونقلة، شريك أودو الذهبي في السعودية، تصمم هيكل مساحات العمل حول كياناتك وعمليات التدقيق لديك.
أرشيف جاهز للتدقيق
الفواتير والمستندات المؤيدة تُحفظ لمدة الاحتفاظ التي تشترطها الهيئة وهي 6 سنوات على الأقل، ويُعثر عليها خلال ثوان بالوسم أو المورد أو الفترة. وعندما تسأل الهيئة أو التأمينات الاجتماعية أو مدقق خارجي، تصفّي بدل أن تبحث.
ملفات موارد بشرية بتواريخ انتهاء
تواريخ الإقامة وجواز السفر والعقد والشهادة الصحية والمؤهلات تطلق تذكيرات قبل انتهائها. ترى الموارد البشرية الانتهاءات القادمة لكل فرع والملف موجود أصلاً على سجل الموظف.
فواتير بلا كتابة يدوية
صور واتساب وملفات البريد تصبح مسودات فواتير موردين مع استخراج الضريبة. تراجع المالية وترحّل بدل إعادة الكتابة، ويبقى الملف الأصلي مرفقاً بالفاتورة.
1. الفاتورة تصل إلى مساحة العمل
يرسل المورد الملف إلى عنوان بريد المالية، أو يصور مدير الفرع الفاتورة الورقية من تطبيق أودو للجوال، فتصل إلى مساحة عمل المالية.
2. التعرف الضوئي ينشئ مسودة فاتورة
تقرأ رقمنة المستندات المورد والتاريخ ورقم الفاتورة والمبلغ وضريبة القيمة المضافة وتنشئ مسودة فاتورة مورد مع إرفاق الملف.
3. المالية تراجع وترحّل
يطابق المحاسب المسودة مع أمر الشراء في تطبيق المشتريات، ويصحح ما فاته التعرف الضوئي ويرحّلها، فيكون دفتر الأستاذ والإقرار الضريبي صحيحين.
4. المستند يُحفظ
يُوسم الملف ويُقفل ويُحفظ وفق قواعد مساحة العمل، جاهزاً لمدة الاحتفاظ التي تشترطها الهيئة، وتُؤرشف النسخ الموقعة من تطبيق التوقيع بالطريقة نفسها.
تعتمد المدة الزمنية على حجم الملفات المراد ترحيلها وعدد الكيانات، وتقدم لك نقلة خارطة طريق واضحة في الاستشارة الأولى.
| المجال | قبل | مع أودو عبر نقلة |
|---|---|---|
| التخزين | مجلدات درايف بلا ربط بالطلب أو الموظف | مساحات عمل مرتبطة بسجل أودو |
| فواتير الموردين | تُكتب يدوياً من الصور | تعرف ضوئي إلى مسودة فاتورة مع استخراج الضريبة |
| مستندات الموظفين | موزعة بين المجلدات والجوالات | على سجل الموظف مع تذكيرات الانتهاء |
| الوصول | روابط مشتركة يستطيع أي شخص إعادة إرسالها | صلاحيات لكل مساحة عمل ومستند |
| طلبات التدقيق | أيام من البحث عن المستندات المؤيدة | تصفية بالوسم أو المورد أو الفترة |
| الإصدارات | عقد_نسخة3_نهائي_النهائي | تاريخ إصدارات مع قفل |
كل ما عدا ذلك، نغطيه في استشارة مجانية مدتها 30 دقيقة.
استشارة مجانية تلتقي فيها بالفريق لتحصل على خارطة طريق للتحول الرقمي لأعمالك.
.svg)