أرسل ووقّع واحفظ عروض الأسعار والعقود ومستندات الموظفين دون طباعة، مع سجل تدقيق لكل توقيع.
الشركات في السعودية ما زالت تطبع عرض السعر وتوقعه وتختمه وتمسحه ضوئياً وتعيد إرساله، أو تقبل رداً على واتساب بكلمة موافق لا يثبت شيئاً عند النزاع، بينما يعترف نظام التعاملات الإلكترونية بالسجلات والتوقيعات الإلكترونية منذ عام 2007. تطبيق أودو للتوقيع الإلكتروني يضع حقول التوقيع والتاريخ والنص على القالب مرة واحدة، ويرسل الطلبات إلى الموقعين بالترتيب، ويحفظ الملف الموقع مع شهادة وسجل تدقيق بجانب عرض السعر في تطبيق المبيعات أو سجل الموظف.
المستندات وصفحات التوقيع تعمل بالعربية والإنجليزية، مع إرسال الإشعارات بلغة الموقّع، فيوقع الطرفان عقداً ثنائي اللغة تسود فيه النسخة العربية من طلب واحد. وكل توقيع يحمل سجل تدقيق مؤرخاً يدعم اعتراف نظام التعاملات الإلكترونية بالسجلات الإلكترونية، وتبقى البيانات في نسخة أودو الخاصة بك تحت قواعد الوصول لديك، وهو ما يساعد في الالتزام بنظام حماية البيانات الشخصية. ونقلة، شريك أودو الذهبي في السعودية، تساعدك على تحديد المستندات التي تناسب التوقيع في أودو، وتلك التي تحتاج توقيعاً رقمياً معتمداً عبر مزود مرخص مربوط بأودو مثل ساين إت (Signit)، وتلك التي ما زالت تمر عبر قوى.
المستوى المناسب لكل مستند
يغطي تطبيق التوقيع الأوراق التجارية والإدارية مثل عروض الأسعار واتفاقيات الموردين وخطابات العرض وإقرارات السياسات. أما عقود العمل فتُوثق عبر قوى وناجز، وحين يحتاج المستند توقيعاً رقمياً معتمداً تربط نقلة أودو بمزود سعودي مرخص مثل ساين إت (Signit)، فيعود الملف الموقع إلى سجله في أودو.
سجل تدقيق على كل توقيع
من وقّع ومتى ومن أي عنوان وعلى أي إصدار من المستند يُسجل ويُختم في شهادة الإتمام. وعند النزاع تقدم السجل لا صورة ممسوحة.
لا حاجة إلى حساب
العملاء والموردون والموظفون الجدد يوقعون من رابط على جوالاتهم دون إنشاء حساب أودو. والموقّع المسافر أو الموظف الوافد الذي ما زال خارج المملكة يكمل المستند في اليوم نفسه.
1. المبيعات ترسل الطلب
من عرض السعر المؤكد، يختار موظف المبيعات القالب ثنائي اللغة ويرسل طلب التوقيع إلى المفوض بالتوقيع لدى العميل، مع إضافة موقّع الشركة إذا كان التوقيع المقابل مطلوباً.
2. الموقّع يراجع ويوقع
يفتح العميل الرابط على أي جهاز، ويقرأ المستند بالعربية أو الإنجليزية، ويعبئ الحقول المطلوبة، ويوقع بالرسم أو الكتابة أو رفع توقيعه.
3. التذكيرات تلاحق الموقعين المتأخرين
إذا لم يتصرف الموقّع، تُرسل تذكيرات تلقائية وفق الجدول الذي تحدده، ويعرض الأمر الحالة المباشرة فلا تلاحق المبيعات بالهاتف.
4. الملف الموقع يُؤرشف
يُرفق المستند الموقع وشهادته بأمر البيع ويُؤرشف في تطبيق المستندات حيث تُطبق قواعد الوصول والاحتفاظ، ويخدم المسار نفسه اتفاقيات الموردين المنشأة من تطبيق المشتريات.
تعتمد المدة الزمنية على عدد القوالب والسجلات التي ترتبط بها، وتقدم لك نقلة خارطة طريق واضحة في الاستشارة الأولى.
| المجال | قبل | مع أودو عبر نقلة |
|---|---|---|
| قبول عرض السعر | طباعة وتوقيع وختم ومسح ضوئي وإعادة إرسال | توقيع من رابط على أي جهاز |
| الإثبات | صورة ممسوحة أو رد على واتساب | سجل تدقيق وشهادة إتمام |
| تعيين الموظفين | حزمة ورقية تُوقع في اليوم الأول | توقيع على جهاز لوحي وأرشفة على سجل الموظف |
| التذكيرات | متابعة يدوية بالهاتف | تلقائية وفق جدولك |
| التخزين | مرفقات بريد ومجلدات على الحاسوب | مؤرشفة في المستندات ومرتبطة بالسجل |
| الأدوات | اشتراك منفصل في خدمة توقيع إلكتروني | داخل أودو بجانب الأمر |
كل ما عدا ذلك، نغطيه في استشارة مجانية مدتها 30 دقيقة.
استشارة مجانية تلتقي فيها بالفريق لتحصل على خارطة طريق للتحول الرقمي لأعمالك.
.svg)
.svg)