نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) لمحمصة قهوة لها فروع ومتجر إلكتروني: مخزون واحد من المحمصة إلى الفرع إلى المتجر

لماذا هذا أصعب نموذج في القهوة

المحمصة التي تدير مقاهي وتبيع أونلاين في الوقت نفسه هي ثلاثة أعمال باسم واحد. تصنّع، لأن البن الأخضر يدخل والأكياس الجاهزة تخرج. وتبيع تجزئة، لأن الباريستا يبيع كوبًا عبر الكاونتر. وتبيع أونلاين، لأن عميلًا في مدينة أخرى يطلب كيسًا وتأتي شركة الشحن لتأخذه. وأغلب الأنظمة مبنية لواحد من هذه الثلاثة ثم تُلحق به البقية.

ولهذا يكون رقم المخزون خاطئًا في الغالب. لا لأن أحدًا مهمل، بل لأن الكيلو نفسه من البن المحمّص يُحسب في نظام نقاط البيع في الفرع، وفي لوحة المتجر أونلاين، وفي جدول بيانات في المحمصة، ولا يعرف أي واحد منها ما فعله الآخران اليوم. وإن كنت ما زلت توازن هل ينطبق هذا عليك أصلًا، فمقال هل يحتاج متجرك نظام تخطيط موارد هو نقطة البداية. وبارلينا هي الشكل التشغيلي نفسه في قطاع مختلف: إنتاج ومستودعات ومتجر إلكتروني على نظام واحد.

ثلاث قنوات وثلاثة أنظمة: نقطة البداية المعتادة

الوضع الذي نراه أكثر من غيره يبدو هكذا. نظام نقاط بيع سحابي في كل فرع، يحمل المنيو والورديات وتحصيل اليوم. ومتجر على سلة أو زد، يحمل المنتجات والطلبات والشحن. ومحاسبة في أداة منفصلة، تتغذى على ما يُصدَّر في نهاية الشهر. والمحمصة نفسها تعمل على جدول بيانات، لأن لا أداة في المنظومة تفهم أن 60 كيلو من البن الأخضر تصير نحو 50 كيلو محمّصًا، ثم تصير أكياسًا، وكيلوات للفروع، وأكياس جملة.

كل أداة جيدة في عملها. والخلل في الفراغات بينها. يُحسب المخزون ثلاث مرات ويُسوّى مرة في الشهر. ويُباع كيس أونلاين وفي الفرع في العصر نفسه، والنظامان يظنان أنه ما زال متوفرًا. ولا أحد يستطيع أن يقول ما تكلفة الكوب فعلًا، لأن البن الذي فيه لم يُربط يومًا بدفعة التحميص التي جاء منها. ويبدأ الإقفال الشهري بثلاثة تصديرات وتسوية يدوية.

التحميص كإنتاج

الخطوة التي تحوّل ثلاثة أنظمة إلى نظام واحد هي التعامل مع التحميص كإنتاج لا كمناقلة.

يُشترى البن الأخضر ويُستلم كمخزون بوحدته، الكيلو عادة. ثم تستهلك دفعة التحميص بنًا أخضر وتنتج بنًا محمّصًا، والفرق بين الوزنين هو الفقد، وهو نحو 15 إلى 18 بالمئة حسب درجة التحميص. وهذا الفقد يجب أن يُسجل، لأنه الفرق بين تكلفة تثق بها وتكلفة تجمّل كل منتج تبيعه.

ومن البن المحمّص، تنتج قائمة المواد ما تبيعه كل قناة فعلًا. فكيس التجزئة 250 غرامًا يستهلك 250 غرامًا من البن المحمّص، زائد الكيس والصمام والملصق. وعبوة الفرع كيلو تستهلك كيلو. وكيس الجملة يستهلك ما يشتريه الحساب. وكل تحميصة تصير دفعة تحمل تاريخ تحميصها، فتكون النضارة خاصية للمخزون لا ملاحظة على ملصق، ويمكن سحب الدفعة الأقدم أولًا تلقائيًا. ومقال إدارة متجر قهوة أونلاين يغطي هذه الآلية بتفصيل، وتطبيق التصنيع هو مكان قائمة المواد والفقد المسجل.

وبعد تسجيل التحميصة، تصير الأكياس الجاهزة مخزونًا في رصيد واحد تسحب منه القنوات الثلاث كلها. وهذا التغيير وحده هو أكثر ما يستفاد من المشروع.

الفروع: فودكس مع أودو، أو نقاط البيع في أودو

هذا هو القرار الذي تواجهه كل محمصة لها مقاهي، وهو خيار حقيقي لا نتيجة محسومة.

أن تبقي فودكس وتربطه. فودكس مبني لقطاع الأغذية، وفريقك يعرفه. شاشة المطبخ، وتدفقات الطاولات، وتقارير الورديات، كلها قوية، ولا أحد يحتاج إلى تدريب جديد. وفودكس ينشر واجهة برمجة تطبيقات (API) ويدير سوق شركاء تكامل، فالربط مع أودو حقيقي. وما ليس موجودًا هو تطبيق بضغطة واحدة ينشره فودكس نفسه. وعمليًا أنت إما تنشر أحد الموصّلات من طرف ثالث المعروضة في متجر تطبيقات أودو، أو تُبنى لك التكامل على واجهة فودكس حسب إعدادك، وهذا ما تفعله نقلة. وفي الحالتين اسأل سؤالًا واحدًا قبل البدء: من يتولى الصيانة حين يغيّر فودكس واجهته أو ترقّي أنت أودو.

أن تنقل الفروع إلى نقاط البيع في أودو. نظام واحد، ودخول واحد، ولا موصّل تصونه، والمخزون ينقص لحظة تسجيل الكوب لا في دورة مزامنة. والمقابل أنك تستبدل أداة مبنية للمطاعم تحديدًا بأداة عامة، وعلى فريقك أن يتعلم شاشة جديدة. وبالنسبة لمحمصة مقاهيها كاونترات تجزئة لا مطابخ كاملة، هذا مقابل سهل عادة. وبالنسبة لمجموعة تدير خدمة طعام كاملة، فليس كذلك. وتطبيق نقاط البيع في أودو هو الصفحة التالية للقراءة.

والخلاصة الصادقة: إن كانت المقاهي هي قلب العمل، أبقِ فودكس واربطه. وإن كانت المقاهي موجودة لتبيع البن الذي تحمّصه، فنقاط البيع في أودو تحذف جزءًا متحركًا كنت ستصونه إلى الأبد.

كيف تحسب تكلفة الكوب

هذا السؤال يظهر في كل جلسة استكشاف، وجوابه ميكانيكي بعد أن يُنمذج التحميص كإنتاج.

المشروب منتج له قائمة مواد خاصة، تُضبط كطقم، وهذا يعني أن بيع كوب واحد يتفكك إلى مكوناته وينقص كل واحد منها من المخزون، بدلًا من إنقاص منتج جاهز لم يُنتج قط. والكابتشينو يبدو هكذا.

والسطر الصعب هو الأول وحده، وهو صعب لسبب واحد: إذا حُسبت تكلفة البن على الوزن الأخضر لا المحمّص، فكل كوب تبيعه يظهر أرخص مما هو بمقدار فقد التحميص، والخطأ يتراكم بهدوء على مدار السنة. احسب الدفعة على ما خرج من المحمّصة لا على ما دخلها، فيصير الهامش الذي تقرأه هو الهامش الذي عندك.

وثمة تحفظ يستحق الحسم مبكرًا. إن بقيت الفروع على فودكس، فالنظامان قادران على حمل وصفة، وواحد منهما فقط يجب أن يكون المرجع لما يستهلكه الكوب. اختره أثناء الإعداد لا حين تكتشف الاختلاف في أول إقفال شهري.

مخزون واحد وإقفال واحد

بعد نمذجة الإنتاج وربط القنوات، تتغير صورة اليوم.

المحمصة تحمل المخزون الجاهز. والفروع تستلمه بمناقلات داخلية، وهذا يعني أن طلب الفرع حركة مخزون لها سجل لا رسالة على واتساب. والمتجر الإلكتروني يسحب من الرصيد نفسه، وقواعد الحجز تحدد ما يمكن أن تلتزم به الطلبات أونلاين، حتى لا يُفرغ طلب كبير من الموقع رفًّا يعتمد عليه فرع. وحسابات الجملة تسحب من الرصيد نفسه أيضًا، بقوائم أسعارها الخاصة.

والإقفال يتغير أكثر من اليوم نفسه. فبدلًا من ثلاثة تصديرات وتسوية، يكون إيراد الفروع والمتجر والجملة مسجلًا في دفتر واحد مقابل تقييم مخزون واحد. وتطبيق المخزون وتطبيق المحاسبة هما ما يحمل ذلك.

أدوات منفصلة مقابل نظام واحد

مقارنة بين الوضعين، في الأمور التي تكلّف مالًا فعلًا.

تنفيذ على مراحل

لا شيء هنا يحتاج إلى انتقال دفعة واحدة، ولا ينبغي أن يكون كذلك. والتسلسل الذي ينجح، وكل مرحلة تعمل قبل أن تبدأ التي بعدها.

1. الاستكشاف. المنتجات والوصفات ودرجات التحميص والفروع وقوائم الأسعار والإقفال الحالي.
2. المحمصة والمخزون. شراء الأخضر، ودفعات التحميص بالدفعات والفقد، والمخزون الجاهز في رصيد واحد.
3. الفروع. إما ربط فودكس أو نقاط البيع في أودو، مع مناقلات من المحمصة ونقص المخزون عند البيع.
4. المتجر الإلكتروني. ربط المنصة، لتحجز طلبات الموقع من الرصيد نفسه.
5. أول إقفال. شهر واحد يُقفل على الدفتر الجديد بالتوازي مع القديم، ثم يتوقف القديم.

والترتيب مهم. المخزون قبل الفروع، والفروع قبل المتجر، والإقفال في الآخر، لأن كل مرحلة لاحقة تعتمد على صحة نموذج المخزون.

إلى أين تذهب بعد ذلك

إن كان متجرك على إحدى المنصات السعودية، فالربط مغطى في مقال مستقل: ربط متجر سلة وربط متجر زد. وإن كنت تبيع أونلاين فقط وليست لديك فروع بعد، فمقال إدارة متجر قهوة أونلاين هو الأقرب إليك.