كل طلب شراء أو مصروف أو سفر أو عقد يُوجَّه إلى المعتمد الصحيح ويُسجل بختم زمني، بالعربية والإنجليزية.
في كثير من الشركات السعودية تكون الموافقة رسالة صوتية من المالك على واتساب، لا يمكن العثور عليها عندما يسأل المدقق أو البنك أو هيئة الزكاة والضريبة والجمارك عمّن اعتمد الدفعة. تمنح وحدة الموافقات في أودو كل نوع طلب نموذجه الخاص وسلسلة معتمديه وحقوله الإلزامية، وتسجل كل قرار بتعليق وختم زمني، وتحوّل طلبات الشراء المعتمدة إلى وحدة المشتريات، ولهذا تنقل نقلة، الشريك الذهبي لأودو في السعودية، مصفوفة الصلاحيات الخاصة بك إليها عند أي مبادرة حوكمة.
تُعرض نماذج الطلبات والإشعارات بالعربية والإنجليزية، فيقدم مشرف الفرع طلبه بالعربية وتراجعه المالية بالإنجليزية على السجل نفسه. وتحاكي سلاسل الاعتماد الطريقة الفعلية التي توقّع بها الشركات السعودية: المشرف ثم رئيس القسم ثم المالية ثم المالك أو المدير العام فوق حد معين، بما يطابق مصفوفة الصلاحيات التي تملكها المجموعات العائلية وشركات محفظة صندوق الاستثمارات العامة أصلاً. ويحتفظ كل قرار بختمه الزمني وتعليقه، جاهزاً للتدقيق الداخلي أو استفسار من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك عن إقرار زكاة أو ضريبة القيمة المضافة (VAT) أو مراجعة مجلس الإدارة، وتربط نقلة أنواع طلبات الموارد البشرية بوحدة الإجازات كي تُعتمد الإجازات وتغييرات العقود قبل أن يلمس أحد منصتي قوى أو مدد.
مصفوفة الصلاحيات
تتبع الحدود والتسلسلات والحد الأدنى للموافقات مصفوفة الصلاحيات سطراً بسطر. وتُوثق التغييرات على المصفوفة في الإعدادات بدلاً من الاعتماد على الذاكرة.
الموافقات من الجوال
يعتمد المالكون والمديرون العامون الطلبات من تطبيق أودو أثناء السفر والمرفقات أمامهم. وتصعّد التذكيرات الطلبات التي تتأخر طويلاً.
سجل التدقيق
يُصدّر السجل الكامل إلى (PDF) أو إكسل للمدققين. ويُفصل مقدم الطلب عن المعتمد بالتصميم، مما يدعم فصل المهام في تدقيق الزكاة وضريبة القيمة المضافة.
1. تقديم الطلب
يقدم مدير الفرع طلب شراء من تطبيق الجوال بالمبلغ والمورد والمنتج مع عرض السعر مرفقاً.
2. تشغيل السلسلة
تعتمد العمليات أولاً، ثم المالية عندما يتجاوز المبلغ الحد المقرر، مع إضافة مدير مقدم الطلب تلقائياً.
3. إنشاء أمر الشراء
يتحول الطلب المعتمد إلى أمر شراء في وحدة المشتريات في أودو، مع نقل مرجع الموافقة إلى الأمر.
4. حفظ السجل
يبقى الطلب وتعليقاته وأختامه الزمنية ومرفقاته مرتبطة للتدقيق الداخلي، وتُطابق فاتورة المورد لاحقاً مع المبلغ المعتمد في المحاسبة.
تعتمد المدة الزمنية على نطاق العمل، وتقدم لك نقلة خارطة طريق واضحة في الاستشارة الأولى.
| المجال | قبل | مع أودو عبر نقلة |
|---|---|---|
| قناة الطلب | رسالة واتساب أو رسالة صوتية أو بريد | نموذج مكتوب بحقول إلزامية ومرفقات |
| المعتمد | من يرد أولاً | سلسلة محددة بتسلسل وحد أدنى للعدد |
| الأدلة | لقطات شاشة يُبحث عنها عند سؤال المدقق | سجل مؤرخ بتعليقات على الطلب |
| الحدود | يحفظها فريق المالية في الذاكرة | توجيه حسب المبلغ لكل نوع طلب |
| المتابعة | أمر الشراء يُكتب يدوياً مرة أخرى | أمر شراء يُنشأ من الطلب المعتمد |
| التقارير | لا شيء | مدة الدورة ونقاط التأخير لكل معتمد |
كل ما عدا ذلك، نغطيه في استشارة مجانية مدتها 30 دقيقة.
استشارة مجانية تلتقي فيها بالفريق لتحصل على خارطة طريق للتحول الرقمي لأعمالك.
.svg)
.svg)
.svg)