- نظام نقاط البيع لديك ليس المشكلة. فهو يدير الكاشير جيدًا، ولا شيء هنا يقترح استبداله.
- أربعة فروع، أو مطبخ مركزي، أو فرنشايز، هي الحدود الثلاثة التي تغير الجواب. والمطبخ والفرنشايز يتجاوزان عدد الفروع.
- ما يقف خلف الكاشير: المشتريات، وإنتاج المطبخ المركزي، والوصفة وتكلفة الكوب، والهدر، والموظفون والورديات، وإقفال موحد واحد.
- لسلسلة لديها كاشير أصلًا، الربط أفضل من الاستبدال. اربط فودكس بدلًا من استبداله، إلا إن كانت الأجهزة ستتغير أصلًا.
- تكلفة الكوب والهدر هما الرقمان اللذان لا يعطيهما الكاشير، وهما ما يدفع ثمن المشروع.
ما يفعله نظام نقاط البيع لديك جيدًا
إن كنت تدير سلسلة كافيهات في السعودية، فالأغلب أن لديك نظام نقاط بيع جيد، وهذا المقال ليس دعوة لاستبداله.
الكاشير السحابي الحديث يفعل الكثير، ويفعله جيدًا. يأخذ الطلب والدفع، ويقسم الفاتورة، ويطبق العرض، ويصدر الفاتورة المتوافقة، ويفتح الوردية ويقفلها بجرد نقدي، ويدفع التذكرة إلى شاشة المطبخ، ويتابع أي صنف يُباع في أي ساعة، ويعطي المدير لوحة لكل فرع. وبالنسبة لكافيه واحد، هذا قريب من النظام كله. وأعمال جيدة كثيرة تعمل عليه وحده سنوات، وهي محقة في ذلك.
والسؤال في هذا المقال أضيق من ذلك. لا هل الكاشير جيد، بل هل كان مقصودًا منه يومًا أن يحمل الأمور التي تبدأ في الأهمية حين تصير الفروع عدة، ويصير هناك مطبخ يغذيها، ودفتر موردين لم يعد يتسع في رأس شخص واحد.
إشارات أن السلسلة تجاوزت الكاشير
هذه حدود إرشادية لا قواعد، مستخلصة من الطريقة التي تصل بها هذه المشاريع فعلًا لا من معادلة. وعدد الفروع أقل أهمية من أي من هذه الحالات ينطبق عليك.
| المرحلة | ما يتغير تشغيليًا | هل يكفي الكاشير |
|---|---|---|
| كافيه واحد | مخزن واحد، ومدير واحد، وقائمة موردين واحدة | نعم، مع أداة محاسبة |
| من اثنين إلى ثلاثة | المخزون ينتقل بين الفروع، والمشتريات تبدأ في التوحّد، وشخص واحد يسوّي كل ذلك | مجهد لكنه ممكن |
| أربعة أو أكثر | مشتريات مركزية، ومناقلات لا تتابعها بالذاكرة، وإقفال شهري يستغرق أيامًا | لا |
| إضافة مطبخ مركزي | صرت تنتج، لا تبيع فقط | لا، أيًا كان عدد الفروع |
| إضافة فرنشايز | كيانات نظامية منفصلة، وتقارير رويالتي، ونظرة موحدة سيطلبها أحدهم | لا |
والسطران اللذان يتجاوزان عدد الفروع هما المطبخ المركزي والفرنشايز. فالمطبخ المركزي يجعلك مصنّعًا، والفرنشايز يجعلك مجموعة شركات. والكاشير لم يُصمم لأي منهما. وإن كنت تنظر في المسألة من أصلها، فمقال هل يحتاج عملك نظام تخطيط موارد يعرض السؤال نفسه بلا قهوة.
ما يقف خلف الكاشير
ستة أشياء، ولا واحد منها عمل الكاشير.
المشتريات والموردون. قائمة موردين واحدة، وأسعار متفق عليها، وأوامر شراء، وفاتورة مطابقة لما استُلم فعلًا. وحين تشتري الفروع كل على حالها، تدفع ثلاثة أسعار للحليب نفسه وتعرف ذلك في نهاية الشهر.
المطبخ المركزي. المطبخ الذي يخبز أو يحضّر أو يقسّم هو مطبخ ينتج. وما يصنعه يستهلك مكونات عبر وصفة، وينتج أصنافًا جاهزة، ويرسلها إلى الفروع كمناقلات مسجلة لا كسيارة ورسالة على واتساب. وكل فرع موقع مخزون، فما خرج من المطبخ وما وصل إلى الفرع نصفان من سجل واحد.
الوصفة وتكلفة الكوب. مغطاة أدناه، لأنها أول ما يسأل عنه أغلب الناس.
الهدر. الرقم الذي لا يملكه أحد. وعنه أدناه أيضًا.
الموظفون والورديات. الكاشير يعرف من كان في الوردية. ولا يدير العقود، ولا أرصدة الإجازات، ولا نهاية الخدمة، ولا الرواتب. وتطبيق الموارد البشرية في أودو هو مكان ذلك، وفي سلسلة موظفوها بدوام جزئي متغير يكون عادة ثاني أهم تطبيق بعد المخزون.
محاسبة موحدة. شجرة حسابات واحدة، وإقفال واحد، وربحية لكل فرع تخرج من النظام لا من جدول بيانات يعيد أحدهم بناءه كل شهر. وتطبيق المحاسبة هو الأداة، والإقفال الواحد هو النتيجة التي يلاحظها الناس أكثر من غيرها.
فودكس مع أودو، أو نقاط البيع في أودو
بالنسبة لسلسلة لديها كاشير في كل فرع، الجواب الصادق يختلف عن الجواب الذي تعطيه لكافيه جديد.
الربط هو الصحيح عادة. لديك أجهزة، وفريق مدرَّب، وسنوات من العادة على النظام الحالي. واستبدال ذلك كله لتحصل على إدارة خلفية هو الطريق الأغلى لحل المشكلة. وفودكس ينشر واجهة برمجة تطبيقات (API) ويدير سوق شركاء تكامل، فيمكن أن تتدفق المبيعات والورديات وحركات المخزون إلى الإدارة الخلفية بينما يكمل الكاونتر عمله كما هو اليوم تمامًا. وما ليس موجودًا هو تطبيق بضغطة واحدة ينشره فودكس نفسه: فعمليًا الربط إما موصّل من طرف ثالث في متجر تطبيقات أودو، أو تكامل يُبنى على واجهة فودكس حسب إعدادك، وهذا ما تفعله نقلة. واسأل من يتولى الصيانة حين يصدر أي من الطرفين تغييرًا.
والاستبدال صحيح في حالتين. إن كنت تفتح فروعًا جديدة بما يعني أن الأجهزة ستتغير أصلًا، أو إن كانت الكافيهات كاونترات ملحقة بعمل آخر تديره أنت في نظام واحد، فعندها تطبيق نقاط البيع في أودو يحذف جزءًا متحركًا ويجعل المخزون ينقص لحظة البيع لا في دورة مزامنة.
وما لا ينبغي فعله هو تشغيل النظامين كمرجع للشيء نفسه. اختر نظامًا واحدًا يملك الوصفة، وواحدًا يملك رصيد المخزون، وواحدًا يملك العميل. هذا القرار مكتوبًا في اليوم الأول لا يكلّف شيئًا. ومكتشفًا في أول إقفال شهري يكلّف.
تكلفة الكوب والهدر
هنا تكسب السلسلة أكثر ما تكسب، وهما الرقمان اللذان لا يعطيهما الكاشير.
تكلفة الكوب تبدأ من وصفة. فالكابتشينو جرعة بن، وحجم حليب، وكوب، وغطاء، وحاضنة. ومحسوبة على ما دفعته لموردك هذا الشهر فعلًا لا على رقم كُتب العام الماضي، تعطيك هذه الوصفة تكلفة للكوب تتحرك حين يتحرك السوق. والمفيد ليس الرقم نفسه بل التنبيه: حين يتحرك سعر الحليب، ترى أي المشروبات فقدت هامشها، ولكل فرع، في الأسبوع نفسه لا في الربع التالي.
والهدر هو الرقم الذي لا يملكه أحد، لأنه لا يظهر إلا كفرق. فما تقول الوصفات إنه كان يجب أن يُستهلك، مقابل ما يقول الجرد إنه استُهلك فعلًا، هو الهدر: الجرعات التي سُحبت ورُميت، والحليب الذي بُخّر وأُهرق، والمعجنات عند الإغلاق، والتلف في ثلاجة الخلف. وبعد أن تصير الوصفات والجرد في نظام واحد، يصير هذا الفرق تقريرًا لا شكًا، ويمكن إخراجه لكل فرع، وهنا يصير محرجًا ومفيدًا في الوقت نفسه. والسلسلة التي لم تقس هدرها قط تُفاجأ عادة بحجمه وبتوزّعه بين الفروع.
ولا أحد من الرقمين يحتاج أجهزة جديدة. يحتاجان أن تكون الوصفات وأسعار الشراء في المكان نفسه الذي فيه الجرد.
الفرنشايز وتعدد الشركات
هذا هو القسم القصير الذي يفصل السلسلة عن مجموعة كافيهات.
فروع الفرنشايز كيانات نظامية منفصلة. تحتاج دفاترها، وفواتيرها، وإقراراتها الضريبية، بينما تحتاج أنت نظرة موحدة عليها كلها، وحساب رويالتي موثوقًا مبنيًا على مبيعاتها المسجلة فعلًا. والمحاسبة متعددة الشركات تتولى ذلك: دفاتر منفصلة، ومنتجات ووصفات مشتركة، ومعاملات بين الشركات مسجلة كما ينبغي لا كمجاملة، وتقرير واحد يجمعها.
وعمل هذا على جداول البيانات ينجح إلى أن يعترض صاحب فرنشايز على رقم رويالتي. وبعدها لا ينجح.
إلى أين تذهب بعد ذلك
إن كانت سلسلتك تحمّص بنها أيضًا، فمقال محمصة لها فروع ومتجر إلكتروني أقرب إليك، لأن الإنتاج يغيّر شكل الجواب. وسيار سلسلة تجزئة سعودية مرّت بهذا بعينه: اثنا عشر فرعًا تعمل معزولة عن بعضها وعن المتجر الإلكتروني، ثم وُحّدت على نظام واحد، وشبكة الفروع نمت بعدها إلى ثمانية عشر. قطاع مختلف، والمشكلة نفسها.
