- كل سجل تجاري في المجموعة شركة في أودو، وما يعمل تحت سجل كيان آخر فرع. حدد الهيكل قبل الإطلاق.
- قواعد المعاملات بين الشركات تسجل فاتورة البيع عند طرف فاتورة شراء عند الآخر في اللحظة نفسها، فتتفق الأرصدة بطبيعة التسجيل.
- يعتمد التوحيد على ربط الحسابات ودفاتر التوحيد المخصصة والمجموعات الأفقية، مع ترجمة العملة للشركات التابعة في الخارج، وبلا جدول بيانات.
- تُوزع الخدمات المشتركة عبر الحسابات التحليلية وتُعاد فوترتها في الطرفين، وتسري موافقات المجموعة وسياسة المصروفات على الكيانات كلها.
- يقدم كل كيان إقراره الضريبي وفوترته الإلكترونية مستقلًا من دفاتره، وحزمة تقارير المجموعة شاشات محفوظة جاهزة في أول يوم عمل.
تكبر المجموعات السعودية بإضافة السجلات التجارية. شركة تجارية تستحوذ على موزع، ثم تفتح ذراعًا للمقاولات، ثم تنقل المستودعات إلى شركة عقارية والمكتب الرئيسي إلى شركة خدمات تفوتر الشركات الأخرى. وبعد سنوات قليلة تجد المجموعة نفسها بستة كيانات، وأربعة أنظمة محاسبية، وإقفال شهري أغلبه مطابقة بين شركات تابعة لا تتفق أرقامها تمامًا.
يشرح هذا المقال كيف يدير أودو هذه المجموعة في قاعدة بيانات واحدة: كيف تُبنى الكيانات، وكيف تُسجل المعاملات بينها تلقائيًا في الطرفين، وكيف يتم التوحيد بلا جدول بيانات، وما الذي تراه قيادة المجموعة في أول يوم عمل من الشهر. وإذا كانت المجموعة تضم شبكة امتياز تجاري، فمقال أودو لمانحي الامتياز التجاري يغطي هذا الجزء.
ما الذي يجب أن يفعله نظام الشركة القابضة؟
- يحفظ دفاتر كل كيان قانوني مستقلة وكاملة، بسجله التجاري ورقمه الضريبي ودفاتر يوميته وتقاريره النظامية.
- يشارك ما يصح مشاركته: العملاء والموردون والمنتجات والموظفون المسجلون مرة واحدة للمجموعة لا مرة لكل كيان.
- يسجل المعاملات بين الشركات في الطرفين تلقائيًا، فتُنشئ فاتورة البيع من شركة تابعة إلى أخرى فاتورة الشراء المقابلة عند الأخرى، وتتفق الأرصدة بطبيعة التسجيل.
- يوحّد القوائم في قوائم للمجموعة مع استبعاد المعاملات البينية، وترجمة العملة حيث توجد شركات تابعة خارج المملكة.
- يوزع تكاليف الخدمات المشتركة، كالمكتب الرئيسي والموارد البشرية وتقنية المعلومات والمشتريات، على الكيانات التي تستفيد منها.
- يضبط الصلاحيات بحيث يرى فريق الشركة التابعة شركته فقط، ويرى فريق مالية المجموعة الجميع.
- يقدم تقرير المجموعة كمجموعة: الإيرادات والربح لكل كيان وقطاع، والنقد لكل بنك وكيان، والذمم المدينة والدائنة داخل المجموعة وخارجها.
الهيكل: الشركات والفروع والكيان القابض
يفرّق أودو بين أمرين كثيرًا ما تخلط بينهما المجموعات السعودية.
- الشركة: كيان قانوني له دفاتره. كل سجل تجاري في المجموعة شركة في أودو، والكيان القابض نفسه شركة أيضًا.
- الفرع: قسم من شركة واحدة، كمكتب إقليمي أو مستودع ثانٍ أو صالة عرض تحت السجل نفسه. يرث الفرع إعدادات المحاسبة من شركته ويُجمَّع فيها.
والقاعدة بسيطة: ما له سجل تجاري مستقل ويقدم إقرار ضريبة القيمة المضافة بنفسه فهو شركة، وما يعمل تحت سجل كيان آخر فهو فرع لتلك الشركة. وحدد الهيكل قبل الإطلاق، لأن الشركة التي تُعرّف كيانًا أمًّا لا يمكن تحويلها لاحقًا إلى فرع دون مشكلات في الصلاحيات.
وجهات الاتصال والمنتجات مشتركة بين كيانات المجموعة افتراضيًا، ويمكن حصرها في كيان واحد عند الحاجة. والموظف الذي يعمل في شركة الخدمات وتُحمّل تكلفته على ثلاث شركات تابعة سجل واحد لا ثلاثة.
المعاملات بين الشركات: تُسجل في الطرفين تلقائيًا
هنا تضيع أغلب المجموعات شهرها. وفي أودو تتولى قواعد المعاملات بين الشركات التسجيل في الطرفين. حين تصدر الشركة التجارية أمر بيع إلى شركة المقاولات، يُنشأ عند شركة المقاولات أمر الشراء المقابل. وحين تُصدر الفاتورة، تُنشأ فاتورة الشراء عند الطرف الآخر بالبنود نفسها والمعالجة الضريبية نفسها وإشارة إلى المستند الأصلي. وتتفق أرصدة الكيانين لأنها كُتبت في اللحظة نفسها من البيانات نفسها.
وينطبق الأمر على شركة الخدمات التي تفوتر رسوم الإدارة، والشركة العقارية التي تفوتر الإيجار، وشركة المستودعات التي تفوتر التخزين. كل منها فاتورة بيع عند طرف وفاتورة شراء عند الآخر، معلّمة كمعاملة بينية حتى تُستبعد عند التوحيد.
التوحيد بلا جدول بيانات
يوحّد أودو قوائم الشركات المستقلة قانونيًا بثلاث آليات، وفهمها هو أغلب ما تحتاجه لتعرف هل سيصمد الإعداد.
| الآلية | ما تفعله | أهميتها للمجموعة السعودية |
|---|---|---|
| ربط الحسابات | يربط حسابات كل شركة برمز موحد للمجموعة، فتجتمع أدلة الحسابات المختلفة في سطر واحد لكل حساب | تحتفظ الشركات المستحوذ عليها بدليلها النظامي، وتقرّر المجموعة على دليل واحد |
| دفاتر التوحيد والدفاتر المتعددة | قيود الاستبعاد والتعديل في دفاتر مخصصة؛ الدفتر الاعتيادي لكل شركة يستثنيها، والدفتر المتعدد للمجموعة يشملها | تبقى التقارير النظامية لكل كيان نظيفة، وتحمل نظرة المجموعة الاستبعادات |
| ترجمة العملة | حقوق الملكية بالسعر التاريخي، والأرباح والخسائر بالسعر المتوسط، والميزانية بسعر الإقفال، مع فرق الترجمة المتراكم | الشركات التابعة في الإمارات أو مصر أو غيرهما توحَّد بالريال بشكل صحيح |
| المجموعات الأفقية | تجمع الدفاتر في ميزانية وقائمة أرباح وخسائر موحدتين، مع بيان مساهمة كل شركة | ترى القيادة إجمالي المجموعة والكيان الذي يقف خلف كل رقم |
والخطوات الشهرية قصيرة: يقفل كل كيان دفاتره، والأرصدة بين الشركات متطابقة أصلًا، فيسجل فريق المالية قيود الاستبعاد في دفتر التوحيد، ويستخرج ميزانية المجموعة وقائمة أرباحها وخسائرها عبر المجموعة الأفقية. والمقارنة بالشهر الماضي أو السنة الماضية مجرد فلتر، لا جدول بيانات آخر.
الخدمات المشتركة وتوزيع التكاليف
تجمع الشركة القابضة السعودية عادة المكتب الرئيسي والموارد البشرية وتقنية المعلومات والمشتريات، وأحيانًا الأسطول، في شركة خدمات واحدة ثم تعيد تحميل تكاليفها. وفي أودو تُنسب هذه التكاليف إلى حسابات تحليلية بحسب الخدمة، وتُوزع على الشركات التابعة بمعيار متفق عليه: عدد الموظفين أو الإيرادات أو الاستخدام. وتُنشأ فواتير إعادة التحميل من التوزيع وتُسجل كفواتير شراء عند الشركات التابعة، فتتطابق إيرادات شركة الخدمات مع تكاليف الشركات التابعة.
وضوابط المجموعة في تطبيق الموافقات: طلبات الشراء فوق حد معين، والموردون الجدد، والعقود، والتعيينات تُحال إلى معتمد المجموعة أيًّا كان الكيان الذي رفعها. ويطبق تطبيق المصروفات سياسة واحدة على المجموعة كلها، وتصل كل مطالبة إلى كيانها الصحيح.
الزكاة والضريبة: لكل كيان إقراره
تقدم كل شركة في المجموعة إقراراتها مستقلة. ويستخرج التوطين السعودي في أودو إقرار ضريبة القيمة المضافة لكل كيان من دفاتره، وتحمل كل فاتورة اعتماد المرحلة الثانية أو الإبلاغ عنها باسم سجل ذلك الكيان، ويُربط كل كيان بمنصة فاتورة على حدة. التفاصيل في دليلنا للمرحلة الثانية. وإذا استوفت المجموعة شروط التسجيل كمجموعة ضريبية فالهيكل يستوعب ذلك، لكن قرار التسجيل قرار ضريبي لا قرار نظام.
وحساب الزكاة وضريبة الدخل يُبنى على الدفاتر النظامية لكل كيان. ولأن الدفاتر كاملة ومستقلة، يعمل مراجعو المجموعة من النظام مباشرة لا من جداول أُعيد تجميعها.
من يرى ماذا؟
تُضبط الصلاحيات على مستوى الكيان الأم أو الشركة أو الفرع. فمحاسب الشركة التابعة يعمل داخل شركته ولا يرى غيرها، ومدير المنطقة يرى فروع منطقته، والمدير المالي للمجموعة يرى الكيانات كلها والنظرة الموحدة. ويعرض محدد الشركة في الواجهة الكيانات المسموح للمستخدم برؤيتها، وتتبع التقارير القاعدة نفسها.
تقارير المجموعة في أول يوم عمل
لأن كل شيء مسجل في قاعدة واحدة، تصبح حزمة تقارير المجموعة مجموعة شاشات محفوظة لا عملًا شهريًا: الإيرادات والربح لكل كيان وقطاع، والنقد لكل حساب بنكي وكيان، والذمم المدينة والدائنة مفصولة بين الخارجية والبينية، وقيمة المخزون لكل مستودع وكيان، وعدد الموظفين وتكلفة الرواتب لكل كيان. ويسحب تطبيق جداول البيانات هذه الأرقام إلى صيغة مجلس الإدارة التي تعتمدها المجموعة، بأرقام حية لا منسوخة، ويحفظ تطبيق المستندات الإقرارات النظامية لكل كيان في ملفه.
كيانات بحسب القطاع
أغلب المجموعات السعودية متعددة القطاعات، وكل كيان يشغّل التطبيقات التي يحتاجها في قاعدة البيانات نفسها. فالذراع التجارية تعمل بإجراءات التجارة والتوزيع، والمصنع يعمل بتطبيقات التصنيع، وسلسلة التجزئة تعمل بنقاط البيع في فروعها، ومطاعم المجموعة تعمل بإعداد المطاعم. وبارلينا مثال على علامة واحدة تجمع الإنتاج والتخزين والبيع في دورة تشغيل واحدة، والشركة القابضة هي الفكرة نفسها على مستوى السجلات التجارية.
كيف يُنفذ مشروع المجموعة على مراحل؟
- الاستكشاف: حصر كل كيان بسجله وأنظمته ومعاملاته البينية وخدماته المشتركة، والاتفاق على دليل حسابات المجموعة وربط دليل كل كيان به.
- الكيان القابض وأكبر شركة تشغيلية أولًا: لإثبات الهيكل وقواعد المعاملات البينية والتوحيد على كيانين قبل إضافة البقية.
- بقية الكيانات على دفعات: كل منها انتقال من نظامه الحالي بأرصدته الافتتاحية وبنوده المفتوحة، وفق الترتيب المشروح في مقال كيف تجهّز بياناتك للانتقال إلى أودو.
- أول إقفال موحد: مع نقلة على اتصال، وهو اختبار القبول.
ويحدد النطاق عدد الكيانات والفروع، والقطاعات والتطبيقات التي يحتاجها كل منها، والأنظمة التي ستُستبدل، وحجم المعاملات البينية، وجودة البيانات، والاستضافة. والرقم الموثوق الوحيد هو عرض سعر محدد النطاق بعد الاستكشاف.
ثلاثة أخطاء تقع فيها المجموعات
- تسجيل الشركات التابعة كفروع اختصارًا لوقت الإعداد، فيختلط ما عليها من التزامات وتتعطل التقارير النظامية.
- ترك المعاملات البينية إلى آخر الشهر. إذا لم يكن التسجيل في الطرفين تلقائيًا فلن تتفق الأرصدة، وسيقضي فريق المالية الأسبوع الأول في البحث عن السبب.
- التوحيد في جدول بيانات إلى جانب النظام. مكان ربط الحسابات والاستبعادات داخل النظام، وإلا تأخرت حزمة المجموعة أسبوعًا كل شهر.
وإذا كان إقفال الشهر في مجموعتك مطابقة بين الكيانات، احجز استشارتك المجانية. نقلة شريك أودو الذهبي في السعودية، ونتتبع معك معاملة بينية واحدة من بدايتها إلى نهايتها في الجلسة الأولى.
